مدیران به منظور مواجه با محیط و تحقق اهداف سازمانی خود با مد نظر قراردادن متغیرهای محیطی ضرورتاً بایستی محیط را تحلیل نمایند و تصمیمات مناسب را اخذ کنند.این امر مستلزم برخورداری از اطلاعات به هنگام می باشد. سیستم اطلاعات مدیریت در سطوح مختلف و با استفاده از ابزارهای نوین ، می تواند مدیران را در جهت تحقق اهداف یاری نماید.

مفاهیم اساسی شناخت سیستم

چنانچه سازمان را بعنوان مجموعه ای از سیستمهای مرتبط و هدفمند بدانیم،  سیستمهای اطلاعات مدیریت یکی از انواع سیستمهایی است که در آن وجود دارد.

تعریف سیستم: سیستم مجموعه ای از عناصر است که برای رسیدن به یک هدف مشخص و مشترک گرد هم آمده اند، بطوری که بین این عناصر یک رابطه تعاملی وجود دارد.ویژگی بعدی سیستم وجود نظم در روابط بین عناصر است.به این معنا که هر عنصری دارای یک نقش می باشد.

هر یک از ویژگیهای مذکور، در یک مجموعه وجود  نداشته باشد، می گوییم آن مجموعه سیستم نیست .

یک سیستم مجموعه منظمی از عناصر بهم وابسته است که برای رسیدن به اهدافی مشترک با هم در تعاملند.

مدیر و نگرش سیستمی

هر مدیری سازمان خود را مانند یک سیستم می داند. نگرش سیستمی ،نگرشی است منظقی برای طراحی و تبدیل  عملیات و هدف از ایجاد یک مدل سیستمی ، افزایش سطح کارایی و اثر بخشی عملیات است.

سیستمهای باز و بسته

به سیستمی که با محیط خود ارتباط دارد و ورودی خود را از محیط بیرونی می گیرد، سیستم باز می گویند.

 سیستمی که با محیط خود از نظر مبادله انرژی و اطلاعات مرتبط نباشدو در واقع مستقل از محیط اطراف خود باشد، سیستم بسته نام دارد.

سازمان به عنوان یک سیستم

سازمان یک سیستم است که منابع مالی، مواد، منابع انسانی را گرفته و با یک سری عملیات آنها را به محصولات  تبدیل می کند. مسئولیت عمده مدیر آن است تا مطمئن شود سازمان به اهداف خود خواهد رسید. در واقع مدیر عنصر کنترلی سیستم است.

رسالت و اهداف سازمان

رسالت سازمان تأمین نیازهای بازار یا مشتریان است و اگر بخواهد به حیات خود ادامه دهد باید هم کارایی داشته باشد و هم اثر بخشی. در واقع رسالت علت وجودی و عامل اصلی تأسیس سازمان است.

اجزای سیستم سازمانی

.1منابع ورودی                                             

lمنابع مالی                                                               

منابع انسانی

مواد خام

اطلاعات

.2عملیات

وظایف اصلی

وظایف پشتیبانی

.3منابع خروجی

مشتریان

مالکین

کارکنان

سیستمهای فیزیکی و سیستمهای ادراکی (مفهومی)

سازمان یک سیستم فیزیکی است و از منابع فیزیکی تشکیل شده است. درحالی که سیستم ادراکی سیستمی است که از منابع  ادراکی استفاده می کند تا سیستم فیزیکی را ارائه دهد.

يک مدير، مسئول اداره اين سيستم فيزيکي است.

سيستم مفهومي بعنوان يک عقيده در ذهن کسي وجود دارد، مانند اعداد يا خطوط رسم شده بر روي يک ورق

کاغذ و يا مانند محدوده مغناطيسي حافظه کامپيوتر.

اهمیت نگرش سیستمی

نکته مهم درتحلیل سیستمی این است که کدام یک از این تعاملها باید در مدل سیستم در نظر گرفته شود. برخی

از این تعاملها دائمی و منظم هستند و برخی موقتی و گذرا.

ماهیت و الگوی تعاملات سیستمی پویا و دینامیک است. اما تغییرات ممکن است  تدریجی و کند یا خیلی سریع

باشد. این امر بستگی به ثبات عمومی محیطی دارد که سیستم در آن عمل می کند.

ویژگیهای نگرش سیستمی

.1نگرش سیستمی مانع از آن می شود که مدیر در پیچیدگی ساختار و جزئیات کار غرق شود

.2درنگرش سیستمی داشتن اهداف مناسب یک ضرورت است

.3در نگرش سیستمی بر همکاری عناصر سیستم با یکدیگر و تعامل این عناصر تأکید می شود

.4بین سازمان و محیط تعامل وجود دارد

.5در نگرش سیستمی بر اطلاعات بازخورکه ناشی از یک سیستم مدار بسته است توجه زیادی شده است

محیط سازمان

منظور از محیط سازمان، همه مؤسسات، ساختارها، رویه ها ی انجام کار، فرصتها و محدودیتهایی است که سازمان درآن عمل می کند. در حقیقت هر سیستمی در یک محیط عمل می کند و با محیط خود تعامل دارد، از آن دریافتی هایی دارد و به آن خروجی هایی می فرستد. اما محیطی که از آن منابع ورودی رادریافت می کند الزاماً همان محیطی نیست که منابع خروجی را تحویل می دهد.

محیط داخلی و خارجی سازمان

محیط سازمان از دوبخش کاملاً متمایز تشکیل شده است، یکی محیط داخلی و دیگری خارجی

نقش اطلاعات محیطی

سازمان نیاز به ساختاری دارد تا بتواند  نسبت به آنچه در محیط می گذرد اطلاعات کافی داشته باشد. این فرایند، یک بخش مهمی ازسیستم اطلاعات جامع سازمان می باشد.

پیچیدگی عوامل محیطی

به لحاظ تعدد عناصر موجود در محیط سازمان، کار این محیط پیچیده  و دشوارمی باشد و مدیریت باید به این امر توجه داشته باشد.

پویایی محیط

یکی دیگر از ویژگی های مهم محیط سازمان، پویایی آن است، به این معنا که تمام عناصر محیط سازمان دائماً در حال تغییر می باشد.

میزان تأثیر محیط

میزان تأثیری که عوامل مختلف محیطی بر سازمان دارند، متفاوت است.

داده و اطلاعات

واژه داده در مفهوم مفرد آنDatum  و در جمعData  می باشد. ولی بطور رایج داده را هم برای مفرد و هم برای جمع داده ها می توان بکار گرفت. داده ها حقایقی هستند که یک پدیده را تشریح می کنند و ویژگی هایی از پدیده را انتقال می دهند. داده بخودی خود مفهوم دارد ولی کاربردی ندارد.

اطلاعات ، داده هایی هستند که در بستر خاص دارای مفهوم و معنا می شوند و مفهومی را انتقال می دهند که در شرایط خاصی برای فرد دارای ارزش است.

داده و اطلاعات مفاهیمی نسبی هستند و بستگی به کاربرد و شرایط زمانی و مکانی می توانند تغییر ماهیت دهند.

به این نکته باید توجه نمود که نحوه ارائه داده ها به کاربران مختلف، بستگی مستقیم به نیازهای خاص آنان دارد.

نکته دیگری که بایدبه آن توجه کرد این است که وجود حجم زیادی از داده های اضافی بیانگر ضعف طراحی سیستم می باشد که هم هزینه داده ها را افزایش می دهد و هم بر کیفیت تصمیم گیری اثر می گذازد.

پس وقتی داده ها به اطلاعات تبدیل می شوند، شناخت کاربر را از یک موقعیت خاص افزایش می دهد. برای انجام این عمل کاربر باید:

تأیید کند داده های دریافتی به کاربر یا وضعیت خاص او مربوط است.

باید یک آگاهی و تجربه اولیه داشته باشد که بتواند آن داده ها را مورد استفاده قرار دهد.

مبادله داده ها

منظور از انتقال داده ها در سازمان، حرکت داده ها از یک بخش به بخش دیگر می باشد مانند سیستم گردش خون

ابعاد اطلاعات

از منظر تولید کننده یا کاربر می توان اطلاعات را در سه بعد زمان ، مکان و شکل مورد بررسی قرار داد.

بعد زمان –  بعد زمان اطلاعات را می توان از دو جنبه مورد نظر قرار داد:

• دسترسی به اطلاعات، زمانیکه به آن نیاز است
• برخورداری از اطلاعاتی که زمان خاصی را تشریح می نماید

بعد مکان – بعد مکانی اطلاعات، اشاره به دسترسی به اطلاعات بدون در نظر گرفتن محل استقرار دارد.

بعد شکل – بعد شکل اطلاعات از دو جنبه  قابل بررسی است. اولین جنبه این است که اطلاعات باید به شکلی ارائه شود که کاربر بتواند از آن استفاده نماید.

دومین جنبه به صحت اطلاعات مربوط می شود. اطلاعات مورد نیاز باید فاقد خطا باشد.

ابعاد ساختاری اطلاعات

گردش اطلاعات در سازمان در چهار جهت می تواند انجام گیرد. بسوی بالا، پائین، افقی و خارج از سازمان.

ابعاد کیفی اطلاعات

منظور از کیفیت اطلاعات ، ابعادی است که می تواند ارزش اطلاعات را برای کاربر افزایش دهد.چهار نکته وجود دارد:

.1ابعاد مختلف اطلاعات در رابطه با یک تصمیم گیری خاص مطرح نمی شود

.2دامنه هر بعد ممکن است سطوح کیفیت متفاوتی داشته باشد

.3حتی زمانی که ابعاد مختلفی وجود دارد، برخی ابعاد از اهمیت بیشتری برخوردارند

.4اهمیت یک بعد خاص در مسئله تصمیم گیری، نشان دهنده وضعیت تصمیم، ماهیت مسئله مورد نظر و مهارتهای تصمیم گیران است

کیفیت داده های اولیه – اگر صحت داده ها مورد تردید باشد، همین امر در مورد اطلاعات دریافتی توسط کاربر نیز صادق است. کیفیت سیستم پردازش داده ها هر قدر هم خوب باشد، نمی تواند ضعف داده های ورودی را جبران نماید. ضعف کیفیت ممکن است ناشی از کیفیت داده های فراهم شده برای سازمان یا ناشی از روشهای تهیه داده ها باشد.

وظایف پردازشی – منظور از وظایف پردازشی، روشهای مختلف کار در سیستم پردازشی است، خواه عملیات دستی ، خواه ماشینی.

زمان – زمانی که داده به دست کاربر می رسد ممکن است برای مسائل یا شرایطی که در زمان خاص کاربر با آنها روبروست مناسب نباشد، بلکه برای زمان دیگری در آینده مناسب باشد.

انتقال داده ها – علاوه بر کیفیت ارائه داده ها، رسانه مورداستفاده برای انتقال داده ها نیز بر اثر بخشی فرایند تبدیل داده ها مؤثر است.

نحوه ارائه داده ها – نحوه ارائه اطلاعات به کاربر می تواند منجر به عدم تشخیص ارزش اطلاعاتی داده ها گردد.

وسیله ارتباطی – کیفیت وسیله ارتباطی کاربر و تکنولوژی و سیستمهایی که داده ها را ارائه می کنند، تأثیر عمده ای بر اثر بخشی فرایند کار دارد.

ارزش اطلاعات – با در نظر گرفتن اطلاعاتی که کاربر دریافت می کند، می توانیم ارزشهای متفاوتی برای هر بخش از اطلاعات در نظر بگیریم. ارزش اطلاعات بستگی دارد به شناخت کاربر از اطلاعات و مرتبط بودن آن با موقعیت وی

محدودیت ها –

کیفیت داده های اولیه

محدودیت هزینه

محدودیت فنی

میزان شناخت کاربران از داده ها

استفاده مؤثر کاربران از اطلاعات ارائه شده

ارزش اطلاعات

تبدیل داده ها به اطلاعات توسط پردازشگر صورت می گیرد. پردازشگر، یکی از اجزاء اصلی سیستم ادراکی است.

ارزش اطلاعات بستگی دارد به شناخت کاربر از اطلاعات و مرتبط بودن آن  با موقعیت وی.

دلایل افزایش تقاضا برای اطلاعات

.1پیشرفت در فن آوری پردازش اطلاعات موجب افزایش ظرفیت فنی برای جمع آوری و پردازش داده ها گردیده است

.2پیشرفت و توسعه فن آوری مخابراتی و ارتباطات موجب افزایش اثر بخشی توزیع و مبادله اطلاعات در داخل سازمانها و بین آنها شده است

.3موجب سهولت ارتباط بین فن آوری و کاربران آن گردیده است

.4پیچیدگی محیط از دیگر دلایل  نیاز به اطلاعات است

.5محیط داخلی نیز پیچیده شده است

.6افزایش دانش، تحصیلات و آموزش تصمیم گیران و کاربران اطلاعاتی موجب تقاضای بیشتر اطلاعات شده است

افزایش تقاضا برای اطلاعات بیشتر برای نهادها و مؤسسات دیگر

پردازش داده ها

سيستمي که داده ها را پردازش مي کند«سيستم پردازش داده» نام دارد

پردازش داده مي تواند بوسيله دست و يا به کمک ابزار «هدايت کليدي» مانند ماشين حساب جيبي، ماشين تايپ و يا کامپيوتر انجام شود.

پردازش شامل يک يا چند مورد از عمليات زير است.

nثبت

nمرتب کردن

nترکيب

nمحاسبه

nجمع بندي

nذخيره

nبازيافت

nتوليد مجدد

nنمايش

...